Effectiviteit

Effectiviteit vs. efficiëntie

"Effectiviteit" volgens Wikipedia: "Een handelwijze is effectief of doeltreffend als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel". Hieruit:
– Een synoniem van "effectief" is doeltreffend. Herinner je dat "doelmatig" een synoniem is voor "efficiënt".
– Effectief is wat het doel helpt te realiseren.
Dat laatste verband heb je niet bij efficiëntie. Je kan heel efficiënt werken aan iets dat je doel niet dichterbij brengt.

Onduidelijkheid

Een zoektocht naar de betekenis van "effectiviteit" en "efficiëntie" is een riskante onderneming. Hoe meer je de vergelijking in andere talen maakt op verschillende sites (bv. Interglot, Wikipedia, Google Translate, vertalen.nu, …), hoe meer je wegzakt in een moeras.

Ik waag me toch aan een definitie:
– "effectiviteit" (effectivité, effectiveness, Effektivität) is de mate waarin een proces zijn doel bereikt; een synoniem is "doeltreffendheid";
– "efficiëntie" (efficience, efficiency, Effizienz) is de mate waarin een resultaat wordt bereikt met weinig middelen; synoniem "doelmatigheid";
– "werkzaamheid" (efficacité, efficacy, Wirksamkeit) is een synoniem van "effectiviteit" dat vooral voor (chemische) stoffen wordt gebruikt.

Merk op dat het resultaat van een proces kan verschillen van het doel. Hoeveel middelen je nodig hebt om het resultaat te bereiken hangt af van de efficiëntie. De mate waarin het resultaat gelijk is aan het doel is de effectiviteit.

Wat krijgt de voorkeur?

Efficiëntie krijgt meer aandacht dan effectiviteit. In zeker opzicht is het ook eenvoudiger, al blijft efficiëntie relatief.

Efficiëntie is relatief, maar eenvoudig meetbaar

Voor één bepaald proces heb je geen objectieve referentie van efficiëntie. Je kan alleen de efficiëntie vergelijken van verschillende processen, of van verschillende uitvoeringen van eenzelfde proces (of dat dan verschillende processen zijn is hier niet relevant). Om een persoon te verplaatsen is een auto met een verbruik van 5 l/100km efficiënter dan een vrachtwagen aan 15 l/100km.

De nodige middelen voor een proces, zoals energie, grondstoffen, mankracht of tijd, zijn doorgaans vrij eenvoudig te meten, los van het doel van het proces. De efficiëntie van verschillende processen of uitvoeringen is dan ook vrij eenvoudig te vergelijken.

Effectiviteit is absoluut, en vaag

Soms is het doel duidelijk. Een transport heeft een bestemming, en als je daar niet aankomt is je proces niet effectief. Om 5 ton zand te vervoeren zou je nog een auto kunnen gebruiken, als het niet te ver is (bv. van Erps naar Kwerps), maar de efficiëntie neemt dan wel absurde proporties aan. Maar als je een piano moet vervoeren kom je er niet meer met een auto; dat is een kwestie van effectiviteit.

Maar even dikwijls is het doel niet duidelijk te bepalen. Wat is het doel van een project dat twee jaar gaat duren…? Of van een vergadering …? Het doel van een project is dikwijls moeilijk te definiëren (of gewoon slecht gedefinieerd). En er worden onvoorstelbaar veel vergaderingen gehouden zonder een duidelijk doel (wat jammer genoeg zelden een reden is om ze te schrappen…).

De vaagheid van een doel maakt het moeilijk om te redeneren in termen van effectiviteit. Je kan maar zeggen dat een vergadering effectief was als je (1) je doel duidelijk definieert, en (2) dat doel ook bereikt; beide punten vormen stof voor een groot aantal boeken. Het doel van een project is doorgaans ook verschillend van het doel van één van de hulpmiddelen. Als je 20% meer wil verkopen, en daarvoor een CRM-systeem installeert, is het doel van dat CRM-systeem niet een verhoging van de verkoop met 20%, maar wel de ondersteuning van het verkoopproces; en definieer dat maar eens verifieerbaar…

Inspanning vs. resultaat

Ook als de noodzaak van een goede doeldefinitie duidelijk is, blijft het een heikele zaak, omdat er bij de meeste processen meerdere partijen betrokken zijn, met hun eigen belangen en dus met hun eigen doelstellingen. Elke vaagheid omtrent het doel van een proces zet per definitie de poort open voor ineffectiviteit. In de wereld van de consultants (ja, dat is een andere wereld) is het normaal om te praten over een "inspanningsverbintenis"; dat is het efficiëntiedenken. Een "resultaatsverbintenis" (effectiviteit) krijg je in die sector veel moeilijker (of is in elk geval veel duurder); dat heeft alles te maken met de problematische definitie van een doel.

Rendement

"Rendement" wordt vooral in het Frans nogal eens gelijkgesteld aan "efficiëntie", maar volgens mij is het meer dan dat. Rendement is een interessante combinatie van effectiviteit en efficiëntie. Het rendement van een project dat zijn doel niet bereikt is nul, ongeacht de efficiëntie. Daarom zijn projecten die focussen op efficiëntieverbetering (inspanning, eenvoudig meetbaar) doorgaans veel aantrekkelijker dan projecten omtrent effectiviteit (resultaat, moeilijker definieerbaar).

Effectiviteit is belangrijker

Ik heb ooit een project afgerond binnen het budget en binnen de voorziene tijd. Voor de opdrachtgever was dat indertijd een primeur. Verhogingen van duur en budget zijn nog altijd schering en inslag in projectmanagement. Het is dan ook niet te verwonderen dat de efficiëntie van een project, dus de mate waarin het resultaat wordt afgeleverd binnen de voorziene tijd en budget, alle aandacht krijgt, zelfs ten koste van de effectiviteit (!). Het is bovendien eenvoudiger een project te bedenken dat focust op efficiëntie, dan een project dat effectiviteit verbetert, want voor dat laatste moet je een duidelijk doel definiëren, en dat is lastig.

Als je het eng bekijkt (en dat doen we dikwijls) zou je kunnen stellen dat je zeer efficiënt kan werken aan iets dat niet effectief is. Bijvoorbeeld, je installeert een CRM-systeem op minder tijd en met minder kosten dan gebruikelijk, maar je hebt niets aan een schitterend CRM-systeem als je producten niet deugen. Maar bekijk je het breder, wat moet je dan denken van een project dat wel geld gekost heeft, maar niets oplevert? Ook efficiënte verspilling blijft verspilling. En daarna heb je een situatie met dezelfde nadelen (slechte verkoop), maar minder middelen om die te lijf te gaan.

De gouden regel: eerst denken aan effectiviteit, dan aan efficiëntie.

(De diamanten regel: doe het nu, vooraleer alle anderen dat doen. Kwestie van efficiëntie…)