Je vindt de job van je leven, je gaat als een sneltrein door de procedure, en dan zit je ineens naast het spoor, omdat er iets mis is met je "influencing skills"… Wat is dat in feite, en waar heeft een mens dat voor nodig?

Influencing skills

De vraag van 1 miljoen

Bij een sollicitatie krijg je ineens een vraag in de schoot geworpen: "Hoe ga je je projecten verdedigen?". Huh? Moet ik projecten verdedigen? Wacht eens even.
(1) Uit de vacature bleek helemaal niet dat er projecten moesten verdedigd worden. Dacht ik. Ik probeer eens goed tussen de regels te lezen. In "optreden als coördinator voor verbetering van digitale processen" schemert iets door van projectbeheer, maar dat is zowat het enige. Waarom dan die vraag?
(2) Waarom is er sprake van "verdedigen"? Tegen welke aanval moet er verdedigd worden? Het lijkt wel alsof collega's onderling moeten concurreren om (bv. IT-) capaciteit te krijgen voor projecten. Dit kan toch niet waar zijn? Als ik dat aan mijn vrienden vertel zegt de ene "Daar wilt ge niet gaan werken", en de andere "Zo is het overal".
Wat zijn "influencing skills", en waarom zou ik die moeten hebben?

Wat zijn influencing skills?

Het blijkt niet zo eenvoudig te zijn om even op internet op te zoeken wat influencing skills precies zijn (zeker als je ervan uitgaat dat een website minder betrouwbaar is naarmate er meer reclame op staat). De benaming is wel verwarrend; waar komt dat meervoud vandaan? Iedereen heeft in zekere mate de vaardigheid om anderen te beïnvloeden. Ik bedoel, het beïnvloeden van anderen is een vaardigheid op zich; dat zijn er toch niet meerdere? Waarom dan "skills"?

Zijn er misschien meerdere vaardigheden die een rol spelen bij het beïnvloeden? Ik kan mij voorstellen dat je in bepaalde gevallen goed moet kunnen luisteren; da's een vaardigheid, maar "luisteren" is daarom nog niet "beïnvloeden". En zo zijn er allicht nog vaardigheden die je bij het beïnvloeden kan gebruiken, maar die gaan benoemen als "influencing skills" klopt dus niet. Duidelijk een vlag-en-ladingprobleem, al gaat het daar nu niet over.

De zachte sector

Ik ga zoeken naar de vaardigheden die als "influencing" kunnen aangeduid worden. We zitten hier in de sector van de "human resources", en dat merk je aan de vele meningen omtrent de aard van "influencing skills". Enkele voorbeelden, zonder garanties op degelijkheid of volledigheid.

(1) Deze pagina "beïnvloeden" maakt al een interessant onderscheid tussen de richtingen "Duwen" en "Trekken", en onderscheidt ook stijlen en gedragingen. Zoals gezegd, dit is één van de vele voorstellen; niet noodzakelijk wetenschappelijk verantwoord (hoe meer reclame, hoe bedenkelijker), wel vrij uitgebreid uitgelegd. De mogelijke gedragingen bij de combinaties richting / stijl:
– duwen / overtuigen: "voorstellen" en "argumenteren".
– duwen / aansporen: "normen stellen", "beroep doen op autoriteit" en "oordelen".
– trekken / onderzoeken: "vragen stellen" en "luisteren"
– trekken / inspireren: "persoonlijk beroep doen" en "coalities sluiten".
Het verschil tussen een stijl en een gedrag is mij niet erg duidelijk. Over de indeling kan je bovendien serieus debatteren.

(2) "Influencing skills: a how-to guide" van Jo Norry, of "How to get what you want without making enemies". Een academisch artikel, dat ook het wat en waarom van beïnvloeden uitlegt. De schrijfster identificeert vier vaardigheden:
– "Probing and listening" (actief luisteren en vragen stellen);
– "Building rapport" (wederzijds begrip bevorderen);
– "Selling" (voordelen verduidelijken);
– "Assertiveness" (duidelijkheid en focus).
Duidelijk andere accenten hier, behalve vragen stellen en luisteren.

(3) In de "invloed"-literatuur kan je niet om Robert Cialdini heen. Enkele hoofdpunten van zijn werk vind je in een filmpje op YouTube. De zes kernbegrippen:
– wederkerigheid: je geeft en krijgt terug;
– schaarste: schaars is aantrekkelijk;
– autoriteit: duwen (liefst niet door de strot);
– consistentie: eerder gedrag wordt gemakkelijk herhaald;
– sympathie: schept vertrouwen;
– consensus: overeenkomst met de meerderheid.
In het Nederlandstalige boek "Invloed" zien ze er weer een beetje anders uit, maar laat dat de pret niet bederven. Verder lijkt het hier eerder te gaan over vaardigheden voor netwerking dan voor beïnvloeding.

Een goed overzicht krijgen is haast ondoenbaar. Elke bron bekijkt en beschrijft beïnvloeding op zijn eigen manier, vanuit eigen inzichten en standpunten, en met eigen accenten en indelingen. Toch nog eentje: Power and Influence (goede indeling, beknopte beschrijvingen).

De invloed van de persoonlijkheid

Als de ene mens iemand beter kan beïnvloeden dan de andere, dan moet dat liggen aan persoonlijke kenmerken. Welke persoonlijkheidskenmerken kennen we, en (hoe) kunnen die helpen om iemand te beïnvloeden?

Volgens de literatuur over persoonlijkheid wordt tegenwoordig minder gewerkt met de persoonlijkheidstypen als die van MBTI, eerder met persoonlijkheidskenmerken of karaktereigenschappen (die ik tot nader order als synoniemen beschouw). Op dat vlak wordt dikwijls verwezen naar de "big five", wat echter nog niet betekent dat je daar consistente beschrijvingen van vindt. Maar die inconsistentie is nu niet het onderwerp; ik negeer ze door de eerste de beste min of meer begrijpelijke set aan te nemen:

• Extravert t.o.v. introvert
• Meegaand t.o.v. dominant
• Ordelijk t.o.v. wanordelijk
• Emotioneel stabiel t.o.v. neurotisch
• Behoudend t.o.v. innovatief

Is het mogelijk dat bepaalde kenmerken een invloed hebben op de vaardigheid om te beïnvloeden? Van dominantie lijkt mij dat duidelijk (hoewel je vragen kan stellen bij het ethische aspect), maar van de andere kenmerken al veel minder. En vermoedelijk heeft een extravert persoon minder moeite met beïnvloeding dan een introvert iemand.

Ik denk dat het veel waarschijnlijker is dat je een persoon met gelijkaardige kenmerken als die van jezelf beter kan beïnvloeden. Met personen die op jezelf gelijken heb je een andere relatie, niet noodzakelijk sterker, maar wel opener, en dus kan beïnvloeding daar sterker zijn. Bovendien zullen de persoonlijkheidskenmerken niet alleen beïnvloeding bepalen, maar ook (en nog sterker) je ingesteldheid t.o.v. beïnvloeding. Iemand die van nature dominant is, zal positiever staan t.o.v. beïnvloeding (ván iemand anders, niet dóór).

In het kader van een sollicitatie kan je stellen dat (1) de opdrachtgever de vaardigheden tot beïnvloeding van een kandidaat beoordeelt aan de hand van diens persoonlijkheidskenmerken (of tenminste de perceptie daarvan, wat dus niet noodzakelijk een correcte beoordeling oplevert), en (2) de kandidaat die beoordeling vervolgens interpreteert vanuit zijn eigen ingesteldheid t.o.v. beïnvloeding.

Maar waarom beïnvloeden?

Uit het artikel van Jo Norry: "When we are persuading someone of something, whether bidding for resources, gaining support for a policy, creating a positive working relationship or winning respect from colleagues and customers, we are using our influencing skills". Hierin zitten verschillende aspecten:
– "bidding for resources": interne strijd om middelen is een veelvoorkomende praktijk, maar ook spijtige verspilling van energie; dat moet toch op een andere manier kunnen geregeld worden;
– "gaining support for a policy": anderen overtuigen van je gelijk als ze voor jou of je project moeten stemmen, zoals in de politiek;
– "creating a relationship / winning respect": interessant, maar dat gaat wel over het kweken van invloed, en niet over het gebruik ervan.

Ook het International Risk Management Institute, vooral actief in de bouwsector, doet een verdienstelijke poging, en zegt op verschillende manieren dat je invloed moet gebruiken om dingen gedaan te krijgen. Bijvoorbeeld: "To be successful, you may need to exert influence upward to sway the boss;" (beïnvloeden om je carrière te versnellen), "horizontally to get others to assist, cooperate, or perform;" (de horizontale organisatie…), "and possibly downward to convince direct reports to do their very best rather than the minimum to get by." (m.a.w. leiding geven, oftewel beïnvloeden vanuit een machtspositie).

Het is overigens opvallend hoe weinig informatie je vindt over het nut van beïnvloeden. De meeste artikelen (zoek bv. onder "influencing skills benefits") hebben het wel over influencing skills, maar helemaal niet over het nut ervan, en sommige gaan zelfs gewoon over communicatie, wat niet hetzelfde is.

Hoe dan ook, elke vorm van beïnvloeding heeft één of ander doel. Dan geldt ook hier weer: hoe nobeler het doel, hoe nobeler de beïnvloeding. Enkele geïdentificeerde doelen van beïnvloeding tot hier toe: vechten om middelen, stemmen winnen, carrière versnellen, functioneren in een horizontale organisatie, en leiding geven.

• Vechten om middelen – Onbegrijpelijk. Je laat collega's toch niet onderling vechten? Daarmee bereik je geen doelen (tenzij "verdeel en heers" je doel is). Als er een tekort aan middelen is, dan los je dat op, of je bepaalt van hogerhand wie welke middelen kan krijgen, op basis van één of ander objectief criterium, en niet op basis van beïnvloeding van onderaf.
• Stemmen winnen – Lijkt me alleen van toepassing in politiek. En gezien de vele politieke stemmingen die eindigen in ongeveer 50/50 (Trump, Brexit, …) hebben we blijkbaar ook daar een probleem (kwestie van statistiek: hoe meer willekeur en onduidelijkheid, hoe dichter bij 50/50).
• Carrière versnellen – Competitie is "des menschen", en niet verboden. Je kan je wel afvragen of dat tot iets goeds leidt.
• Horizontale organisatie – Vreselijk. Het einde van de effectiviteit van systemen. Hoe platter de organisatie, hoe meer de verantwoordelijkheid verspreid wordt, met een hogere kans op overlapping en onduidelijkheid, en dan gaat beïnvloeding een grotere rol spelen, en dan worden "influencing skills" belangrijk.
• Leiding geven – Niks mis met beïnvloeding bij leiding geven. Het is juist de bedoeling mensen zodanig te sturen dat bedrijfsdoelstellingen gehaald worden. De stijl van leidinggeven (autoritair, coachend, …) is een ander onderwerp.

De mate waarin beïnvloeding mogelijk is, of een rol speelt, verschilt van de ene organisatie tot de andere. Het is een samenspel van karakters en organisatiesystemen. Als je pech hebt werk je in een bedrijf waar opinies belangrijker zijn dan feiten, en daar kan beïnvloeding welig tieren.

Opinies en feiten

Een feit is een feit, en een mening die je over iets vormt op basis van de feiten die je kent, is een opinie. Nu heeft iedereen recht op zijn eigen opinie, maar niet op zijn eigen feiten. Jammer genoeg is ook iedereen geneigd zijn opinie voor feiten te aanzien, en de gevolgen daarvan te onderschatten. Bovendien is gebrek aan informatie over feiten meestal geen belemmering voor het vormen van een opinie. En met sociale media erbij is het al helemaal om zeep. Waar is de realiteitszin heen?

Opinies zijn dan ook regelmatig een bron van conflicten en misverstanden. Hoe meer je werkt op basis van opinies, hoe meer je in conflict komt met anderen of misverstanden creëert, en hoe meer beïnvloedingsvaardigheden je nodig hebt om te realiseren wat jij vindt dat moet gerealiseerd worden. Lobbying en politiek zijn mooie voorbeelden hiervan.

Het lijkt mij veel beter, effectiever, menswaardiger ook, om langer stil te staan bij de feiten, en een beeld van een problematiek te vormen waar feiten meer doorwegen dan opinies, zoals wetenschappers dat doen.

Vaardigheden

Ik begrijp graag wat ik zie gebeuren, en dat kost tijd (en nog wat andere dingen) die ik niet kan besteden aan het vormen en verdedigen van opinies, of aan het beïnvloeden van anderen. Veel begrijpen kan heel interessant zijn om problemen te duiden en effectief (!) op te lossen. En begrijpen dat je meestal niet alles weet is nog tijdrovender, maar leidt ook dikwijls tot interessante ontdekkingen.

Om terug te komen op de aanleiding van dit artikel: mijn "influencing skills" werden door een opdrachtgever als onvoldoende gepercipieerd. Ja, en …?

Ik hou meer van feiten.