Een presentatietool als PowerPoint is efficiënt, en gemaakt voor de presentator, maar niet voor het publiek; de effectiviteit is bedroevend. Leestijd: 7'00'.

Het PowerPoint probleem

Ik heb niet zozeer een probleem met PowerPoint, maar wel met het gebruik van presentatiesoftware. Er zijn alternatieven voor PowerPoint van Microsoft en de eraan gewaagde Keynote van Apple (zoek op "presentation software", en je vindt er heel wat, ook gratis), maar daar gaat het dus niet over. Wat ik hier beschrijf als het PowerPoint probleem, geldt voor elke presentatiesoftware.

In grote lijnen zijn er twee problemen met PowerPoint:
(1) Het presenteren van informatie in de vorm van hiërarchische bullet points kan de interpretatie en opname ervan negatief beïnvloeden.
(2) Al te dikwijls wordt de presentatie meteen ook gezien als documentatie, terwijl ze daarvoor niet geschikt is.

(1) Edward Tufte contra PowerPoint

Een bekende criticus van PowerPoint is Edward Tufte, een specialist op het vlak van de visuele voorstelling van kwantitatieve gegevens. Hij publiceerde enkele boeken over dit onderwerp. Zijn artikel "PowerPoint does rocket science – Assessing the quality and credibility of technical reports" legt een verband tussen het gebruik van PowerPoint en het opbranden van het ruimteveer "Columbia" bij zijn terugkeer in de dampkring in 2003. Sterke, maar naar ik vrees terechte conclusie.

De onderzoekscommissie "Columbia Accident Investigation Board" van 2003, waar Tufte bij betrokken was, identificeerde de twee problemen, hierboven aangehaald als (1) en (2). In 2005 constateerde de opvolgende commissie "Return to Flight Task Group" dat punt (2) onverminderd geldig bleef. De tekst van Tufte "toont enkele gebreken van PowerPoint voor technisch werk, afgeleid uit verschillende onderzoeken naar de shuttle engineering praktijken". Voor meer details verwijs ik naar zijn artikel (zie de kleine tekst bij de gepresenteerde slide).

Bijkomend probleem is dat je als luisteraar niet alleen de informatie, maar ook de credibiliteit van de presentator moet beoordelen, wat met slides net heel moeilijk is. Voorzichtig uitgedrukt door Tufte: "om effectief te zijn, moet een nauwkeurige lezing gebaseerd zijn op een universele norm van bewijskwaliteit, die op die dag in Houston niet noodzakelijk van toepassing was".

De website van Tufte bevat hopen interessante informatie, maar die is vreemd genoeg niet zo geweldig goed gepresenteerd. Als je diverse hyperlinks volgt kom je telkens wel uit op interessante teksten, maar een structuur lijkt te ontbreken. Hierbij enkele directe links:

• Lousy PowerPoint presentations: The fault of PP users?
• Metaphors for Presentations: Conway's Law Meets PowerPoint
• NASA seeks to curb "PowerPoint engineering" (to curb = beteugelen)

De rest vind je dus via de hyperlinks. Ook de commentaren bij de teksten zijn doorgaans interessant leesvoer.

(2) Presentation Zen

De site van Garr Reynolds, spreker, seminarieleider, auteur, blogger en nog zo'n paar dingen, bevat verschillende kritische artikelen over het gebruik van PowerPoint. Een regelmatig terugkerend onderwerp is de ineffectiviteit van PowerPoint slides als documentatie (Reynolds spreekt van "Slideuments"). Enkele interessante links op dit vlak:

• Toyota chief: refrain from using PowerPoint
• The sound of one room napping
• PowerPoint printouts used for communicating battle plans?

Technologie domineert

Donald Norman

Op de site van Edward Tufte vind je ook ergens een citaat van Donald Norman, de schrijver van "The design of everyday things", die stelt dat technologie domineert (over gezond verstand; technologie kan je in dit geval lezen als "tool"):
Technologie is niet neutraal. Technologie heeft eigenschappen die sommige acties vereenvoudigen, en andere bemoeilijken. De eenvoudige worden gebruikt, de moeilijke worden genegeerd. Elk heeft zijn beperkingen, randvoorwaarden en neveneffecten, die eisen stellen aan alles wat ermee interageert, zij het andere technologie, mensen, of de maatschappij. Elke technologie poneert een manier van denken over het gebruik ervan, en over de activiteiten waarbij ze relevant is, een denkwijze die doordringt bij iedereen die ermee in aanraking komt, soms onbewust, soms ongewild. Hoe meer verspreid en succesvol de technologie, hoe groter zijn impact op de gedachtenpatronen van zijn gebruikers, en bijgevolg zijn impact op de hele maatschappij. Technologie is niet neutraal, ze domineert.

Specifiek voor presentatiesoftware: de beschikbaarheid en eigenschappen van presentatiesoftware bepalen in grote mate de manier waarop doorgaans informatie wordt overgedragen aan een publiek.

Visuele cultuur

Over visuele cultuur vind je weinig leesbare dingen. Misschien logisch, achteraf bezien? Feit is dat je veel gemakkelijker de aandacht trekt met een visueel effect (dat je enkel moet laten binnenkomen) dan met een tekst (waarvoor je moet lezen en nadenken). En net daar zit mijns inziens een gevaar van PowerPoint en aanverwanten. Een presentatie wordt opgeleukt met grafische toeters en bellen, een mooie sjabloon, variërende kleuren en fonts, en dergelijke. Allemaal visuele effecten die aantrekken, en daardoor afleiden van de inhoud. Je kan je niet voorstellen dat er vooraan iemand een tekst aan het uitleggen is, zonder dat mensen onderbreken en vragen gaan stellen. Maar als het gaat om een PowerPoint presentatie, verdwijnt de kritische zin gemakkelijk.

Ook Steve Ballmer is geen liefhebber

Voormalig Microsoft CEO Steve Ballmer, in een artikel in de New York Times in 2009, over het houden van meetings met PowerPoint presentaties: "Doorgaans krijgen we een presentatie te zien, waarin de spreker de luisteraars meeneemt op zijn pad van ontdekking en exploratie, tot aan de conclusie. (…) Maar zo wil ik het niet meer doen; het is niet productief, en inefficiënt; ik word ongeduldig. Tegenwoordig stuurt men mij het materiaal, en ik lees het op voorhand. Ik begin de meeting met die en die vragen, en ik heb de presentatie niet meer nodig. Dat geeft ons een betere focus.".

En je wordt er dom van

Franck Frommer

Een onderzoek naar het PowerPoint-denken, door de Fransman Franck Frommer in 2010, is weergegeven in het boek "La pensée Powerpoint". Een vertaald uittreksel uit de flaptekst:
[…] Waaruit blijkt dat PowerPoint zich toont als een krachtige machine voor vervalsing en manipulatie van het discours, die dikwijls een toespraak transformeert tot een totaalspektakel, waar de rede en nauwkeurigheid geen plaats meer hebben. Sterker nog, deze software verplicht ons uiteindelijk denkmodellen te gebruiken die afkomstig zijn uit de wereld van informatica, management en communicatie. Modellen die door consultants worden verspreid naar alle sociale activiteiten, in een nieuwe taal die ons alleen maar dom maakt.
De conclusie van de auteur is nogal straf, maar hij noemt wel enkele terechte bekommernissen: de vorm krijgt meer aandacht dan de inhoud, en we worden in een keurslijf gedwongen.

L'Express interviewt Franck Frommer

De Franse krant L'Express geeft in het artikel "PowerPoint nous rend-il stupide?" een interview met Franck Frommer naar aanleiding van zijn boek. Te veel interessante stellingen om ze allemaal op te noemen (bekijk ook de commentaren helemaal onderaan). Ik maak een selectie:

• PowerPoint is einde jaren '80 ontstaan uit de nood aan nieuwe communicatiemiddelen, als gevolg van burotica, platte organisaties, meer samenwerking tussen diverse afdelingen, meer projecten.
• Slides worden dikwijls gewoon afgelezen, en verspreid als finaal document.
• Een presentatie moet eenvoudig en schematisch zijn. De ruimte is beperkt. Redeneringen moeten in enkele woorden samengevat worden, en worden daardoor gesimplifieerd.
• De vorm conditioneert het denken. Argumentatie, bewijzen en logische verbanden verdwijnen, zodat men voorbij gaat aan de essentie.
• Bij het accident met het ruimteveer Columbia zijn experts voorbijgegaan aan essentiële elementen, als gevolg van grafische en cognitieve aspecten van slides.
• Een geslaagde presentatie is kort, ludiek en aantrekkelijk; zij biedt vermaak, de afleidt van de informatie.
• Het is een Amerikaanse generaal die gezegd heeft dat PowerPoint dom maakt (zie James Mattis over PowerPoint).
• PowerPoint vereenvoudigt niet enkel het vertoog maximaal, maar belemmert ook een debat. De software geeft een illusie van argumentatie; zodra informatie schematisch geprojecteerd wordt, krijgt ze een wetenschappelijke schijn.
• Een presentatie heeft een hypnotisch effect.
• Slides verschijnen nu ook in nieuwe domeinen als opleidingen, wat zeer problematisch is, vermits de kritische geest in de schooltijd moet gevormd worden.

Chem Assayag

Een ander artikel, met dezelfde titel, "La pensée Powerpoint", beschrijft het iets prozaïscher en met een sarcastische ondertoon (leuk om te lezen). Een vertaald uittreksel:
Heb je geen slides gemaakt? Die vraag krijg je dan, tegelijk verbaasd en uit de hoogte. Maar ik pleit schuldig, ik kon er mij aan verwachten. Nou nee, misdaad tegen de bureaucratie, ik heb geen slides gemaakt. Ik schreef een document, met zinnen van meer dan één regel, met interpunctie, met verschillende paragrafen, hoofd- en ondergeschikte stellingen, logische sequenties, complexe formuleringen. Al met al schreef ik een notitie, een memo, een paar pagina's, in die vergeten taal die we ooit leerden op school.
Ook hier een bedekte vingerwijzing: in een slide vind je de genoemde kenmerken doorgaans niet terug, en vermits die doorgaans wel nodig zijn om een boodschap over te brengen, heeft PowerPoint doorgaans een probleem met het overbrengen van een boodschap. In theorie is er geen probleem (PowerPoint is immers maar een tool), maar in de praktijk is het er wel degelijk.

Militaire kritiek

Het artikel in de NY Times, met het hoger vermelde citaat van Gen. Mattis, toont dat PowerPoint op grote schaal gebruikt wordt, ondanks de gekende kritiek. Een andere generaal hierover:
Het is gevaarlijk omdat het de illusie van begrip en controle kan creëren. Sommige problemen in de wereld kan je niet in puntjes gieten.

Maar PowerPoint heeft uiteindelijk ook goede kanten, getuige deze uitspraak uit hetzelfde artikel:
Senior officieren zeggen dat het programma wel goed van pas komt als je net geen informatie wil geven, bv. in briefings aan reporters.
Moet er nog zand zijn?

Alles kan beter

Toyota A3 Process

Een commentaar uit de website van Tufte (zoek op "Toyota") wijst op het Toyota "A3 Process" voor het beschrijven van een probleem op één A3 pagina.

Toyota gebruikt deze A3 rapporten veelvuldig in hun engineering processen. Zij geloven dat de discipline die vereist is om een probleem accuraat te capteren op één blad, de auteur dwingt om zijn punt duidelijk en toch beknopt te maken. Zij waarderen de mogelijkheid om alle pertinente informatie in één beeld te zien. De ingenieurs moeten bovendien hun ondersteunende documentatie meebrengen, zodat het team naar de details kan kijken indien nodig. […] Door een dergelijk rapport te gebruiken hebben we in één meeting een technisch probleem opgelost waar we al jaren mee worstelden via "engineering by PowerPoint". Doordat we onze kennis van het probleem systematisch moesten voorstellen, hielp de tool ons een beter begrip te krijgen dat leidde tot de oplossing.

Amazon 6-page narratives

Dichterbij in de tijd vinden we bij Amazon de "6-page narratives". De methode is simpel: een auteur werkt een onderwerp uit op maximaal 6 pagina's, die bij het begin van de meeting verdeeld worden aan de deelnemers, die er vervolgens een half uur op studeren. Pas daarna begint de discussie. Er komt geen presentatie aan te pas.

Enkele interessante sites:

• Self-discipline writing
• Amazon staff meetings no PowerPoint

Goede argumenten te over voor deze methode. Jeff Bezos:

De traditionele meeting start met een presentatie. […] Je krijgt weinig informatie, enkel bullet points. Dit is gemakkelijk voor de presentator, maar moeilijk voor het publiek. Daarom zijn al onze meetings gestructureerd rond de verhalende memo's van 6 pagina's. 

Volzinnen zijn moeilijker om te schrijven. Zij hebben werkwoorden. De paragrafen hebben onderwerpzinnen. Op geen enkele manier kan je een narratief gestructureerde memo van 6 pagina's schrijven zonder helder na te denken. Je ideeën uitschrijven in volledige zinnen en paragrafen dwingt je tot meer duidelijkheid.

Moest er nog zand zijn?