Enkele definities

Proces, procedure, instructie, protocol… Waar gaat het over?

Proces

Bij het beschrijven van en denken over wat er gebeurt in mijn en jouw en de hele wereld, is een proces een basiselement. Je kan een proces zien als de samenhang tussen input, output, sturing en middelen. Een proces zet input (materialen en/of toestanden) om in output (andere materialen en/of toestanden), daarbij gebruik makend van middelen, en gecontroleerd door stuursignalen. In elke organisatie zijn het de processen die materialen en toestanden realiseren; als je de werking van een organisatie wil verbeteren moet je bijgevolg de processen verbeteren.

Processen komen meestal voor in een processtructuur, waarbij de output van een proces dient als input voor één of meer andere processen. Bovendien kan je ze doorgaans beschrijven in meerdere niveaus; een proces op een hoog niveau (bv. het voeren van een boekhouding) kan opgesplitst worden in sub-processen op één of meer lagere niveaus (bv. het boeken van een factuur).

Voor "proces" zijn er wel een aantal synoniemen. Sommige bronnen willen een onderscheid maken tussen proces, actie, taak, werkinstructie e.d., maar dat heeft geen zin. Wat je kan beschrijven met input, output, sturing en middelen, mag je verder noemen zoals je wil, maar het blijft (ook) een proces.

Procedure

Je kan een proces beschrijven met input, output, sturing en middelen, maar dan ben je er nog niet; dat zijn de uiterlijke kenmerken. Een procedure beschrijft de interne werking van het proces, of de manier waarop de input wordt omgezet in de output, inclusief de invloed van de stuursignalen, en de manier waarop de middelen worden gebruikt. Een procedure wordt meestal beschreven als het proces in stappen verloopt, en door ingrepen van mensen of machines.

Relatief eenvoudige processen kunnen beschreven worden zonder vermelding van input, output, middelen en sturing, maar niet zonder een procedure. De procedure is de kern van het proces. Als je wil dat een proces anders werkt, moet in eerste instantie de procedure veranderd worden. Een kookrecept is een procedure waarin de input (de ingrediënten) verwerkt zit.

Protocol

Een protocol is een procedure. Er zijn diverse bronnen die proberen een onderscheid tussen beide te definiëren, maar dat brengt geen zoden aan de dijk. Het gebruik van beide termen kan wel afhankelijk zijn van de sector. In de medische wereld heeft men het doorgaans over protocollen, bv. bij wondverzorging. Ook bij communicatiesystemen gaat het eerder over protocollen; in "IP-adres" staat "IP" voor "internet protocol".

Instructie

Net als "proces" en "procedure" is "instructie "een containerbegrip, omdat je er op veel manieren mee kan omgaan. In een elementaire vorm is een instructie één regel die zegt wat je moet doen. Een procedure bestaat uit één of meer instructies. Anderzijds is een procedure evengoed een "instructie", vermits de procedure je "instrueert" over wat moet gedaan worden.